Когда предприятие переводит внутренние документы на электронное подписание, первый вопрос — какой подписью подписывать. От ответа зависит и бюджет, и объём организационной работы, и то, устоит ли документ при разбирательстве.
Две подписи, разница по существу
Закон об электронной подписи выделяет усиленную квалифицированную (УКЭП) и усиленную неквалифицированную (УНЭП). Обе криптографические, обе позволяют установить подписанта и убедиться, что документ не менялся после подписания.
Различие в том, откуда берётся доверие.
УКЭП выпускается аккредитованным удостоверяющим центром. Она признаётся равнозначной собственноручной подписи по умолчанию — отдельных договорённостей не требуется. Плата за это — стоимость сертификата на каждого подписанта и ежегодное продление.
УНЭП может выпускаться собственным удостоверяющим контуром предприятия. Сама по себе она равнозначной подписи не даёт: стороны должны договориться, что признают такие документы. Для внутреннего документооборота это решается локальными актами и соглашением с работниками.
Когда достаточно УНЭП
Для документов, которые не покидают периметр предприятия — служебные записки, заявления, приказы, листы согласования, внутренние акты — УНЭП обычно закрывает задачу. Обе стороны отношений известны, оформить договорённость об электронном взаимодействии несложно.
УКЭП остаётся нужна там, где документ уходит наружу или где её требует нормативка: сдача отчётности, участие в закупках, обмен с контрагентами через операторов ЭДО.
На практике предприятия приходят к смешанной схеме: внутри УНЭП, наружу УКЭП у ограниченного круга сотрудников.
Из чего складываются деньги
Считать надо не цену сертификата, а стоимость владения на несколько лет.
В схеме с внешним УЦ расходы линейно зависят от числа подписантов: сертификат на каждого, продление каждый год, носители, плюс работа по выпуску и замене при смене сотрудников. Для завода, где подписантов сотни, эта сумма становится заметной строкой бюджета.
В схеме с собственным контуром основные затраты разовые: развёртывание удостоверяющего центра, настройка, интеграция с учётной системой, организационные документы. Дальше выпуск сертификата новому сотруднику ничего не стоит.
Точка, где вторая схема становится выгоднее, зависит от числа подписантов и горизонта планирования. Именно поэтому мы считаем обе схемы до внедрения, а не после.
Чего не хватает большинству проектов
Техническая часть — не самое сложное. Разворачивается удостоверяющий контур быстро. Проекты спотыкаются об организационную часть, без которой УНЭП не имеет силы:
- положение об электронном документообороте
- соглашение с работниками о признании УНЭП
- регламент выпуска, замены и отзыва сертификатов
- порядок действий при увольнении подписанта
- правила хранения подписанных документов
Без этого комплекта у вас есть криптография, но нет юридической значимости. При проверке или споре документ будет ровно тем, чем его признают стороны, — то есть ничем, если договорённость не оформлена.
Отдельная история: закупки
Протоколы конкурентных процедур — самые проверяемые внутренние документы. Здесь к обычным требованиям добавляется доказуемость: кто именно подписал, когда, и что документ с тех пор не менялся.
Регламент подписания протоколов имеет смысл проектировать сразу под возможную проверку, а не приводить в порядок после первой жалобы.
С чего начать
Посчитайте две вещи: сколько у вас подписантов и какие типы документов вы хотите перевести на подпись. Этого достаточно, чтобы прикинуть схему.
Если нужен расчёт с цифрами по вашей ситуации — напишите нам, посчитаем обе схемы и покажем, где проходит граница выгоды.